Refaktura mediów przy najmie – stawka VAT

Ostatnio czytałem na forum dyskusję na temat właściwej stawki VAT przy refakturze mediów. Pytanie było proste- odpowiedzi niestety różne. Myślę, że warto raz, a jednoznacznie, opisać w czym jest problem i jak to działa.

Tym razem, posłużę się materiałem, który przygotowaliśmy kilka miesięcy wcześniej (na inne potrzeby – refaktury mediów dla najmu na cele mieszkaniowe), ale za to głęboko analizujący temat.

Refakura mediów na najemców to od lat kwestia problematyczna na gruncie podatku VAT. Tym bardziej jest to zagadnienie, na które musisz zwrócić uwagę w rozliczaniu tych świadczeń.

Co najczęściej refakturujemy?

Doświadczenie pokazuje, że właściciele nieruchomości mają różne podejście do tego jakie opłaty są przenoszone na najemców. W skrócie możemy sobie jednak wymienić płatności za:

  • telewizję kablową,
  • dostęp do Internetu,
  • energię elektryczną, 
  • gaz,
  • wodę (ciepła /zimna),
  • koszty ogrzewania – rozliczenie licznikowe lub powierzchniowe,
  • opłaty za śmieci,
  • inne opłaty zawarte w czynszu (np. ochrona, utrzymanie wind, itd.).

Podstawowym pytaniem na jakie musimy sobie odpowiedzieć jest czy te opłat stanowią ściśle element usług najmu (a tym samym, czy mogą być zaklasyfikowane dla celów VAT jako podlegające zwolnieniu od podatku VAT – jak najem na cele mieszkaniowe)?

Czy media i najem są ze sobą ściśle związane?

Opowiedz na to pytanie, na gruncie podatku VAT, nie jest taka oczywista. Kwestia ta była często przedmiotem sporów z organami podatkowymi, doczekała się licznych wyroków polskich sądów administracyjnych, a kilkukrotnie  wypowiedział się o tym nawet Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej. 

Dla lubiących czytać orzecznictwo:

“Rzeczoną dyrektywę należy interpretować w ten sposób, że najem nieruchomości i związane z nim: dostawa wody, energii elektrycznej, energii cieplnej oraz wywóz nieczystości co do zasady należy uważać za kilka odrębnych i niezależnych świadczeń, które winno się oceniać oddzielnie z punktu widzenia podatku od wartości dodanej, chyba że elementy transakcji, także te wskazujące względy ekonomiczne zawarcia umowy, są ze sobą tak ściśle związane, iż tworzą obiektywnie tylko jedno niepodzielne świadczenie ekonomiczne, którego rozdzielenie miałoby charakter sztuczny.“ wyrok Agencja Mienia Wojskowego (C‑42/14)

Wynikiem tych orzeczeń było określenie listy kryteriów do uznania tego czy refakurowane świadczynie należy traktować odrębnie od najmu (opodatkowanego wg właściwej stawki VAT) czy jako jego element najmu (opodatkowanego w taki sposób jak najem). Dzięki temu stworzony jest “test odrębności” świadczeń.

Jeżeli:

  • najemca ma możliwość wyboru świadczeniodawców lub sposobów korzystania z mediów,
  • możliwość wyboru korzystania z mediów oznacza, że najemca może decydować o ich zużyciu (np. wody, energii elektrycznej, cieplnej), tj. rozliczenie wg liczników lub w oparciu o inne kryteria uwzględniające zużycie mediów (np. liczbę lokatorów) lub jej powierzchnię,
  • w umowie najmu jest wskazane, że najemca będzie odrębnie rozliczać czynsz najmu oraz należności za tzw. media na podstawie indywidualnego zużycia, np. w oparciu o liczniki lub w oparciu o inne kryteria (liczbę lokatorów  lub  powierzchnię lokalu),
  • na fakturze za najem podajesz odrębnie czynsz najmu oraz opłaty z tytułu tzw. mediów,
  • z dostawcą mediów do lokalu rozliczenia dokonujesz Ty, a nie najemcy,

to w takim wypadku media stanowią odrębne świadczenia od najmu lokalu mieszkalnego. Spełnienie (lub nie) tych przesłanek wskazuje nam czy najem oraz dodatkowe opłaty z nim związane traktować jako jedność dla celów VAT czy osobno. Jakie to ma skutki? Jeżeli czynsz oraz opłaty dodatkowe (np. media) spełnią warunek bycia jednym świadczeniem, to dla celów VAT traktujemy je jako jedną całość i stosujemy klasyfikację jak dla świadczenia głównego (tj. jak usługę najmu – zwolnioną od podatku VAT w przypadku najmu lokalu na cele mieszkalne). Jeżeli natomiast świadczenie główne (tj. najem) oraz świadczenia (dodatkowe) są odrębne względem siebie, to dla celów VAT każde z tych świadczeń musimy zaklasyfikować odrębnie i ustalić czy ma zastosowanie zwolnienie z VAT albo należy to opodatkować VAT wg stawki.

Co to oznacza w praktyce?

Jeżeli jestem “VAT’owcem” to z tytułu sprzedaży (lub odsprzedaży) świadczeń muszę określić, czy mam możliwość stosować:(i) zwolnienie od podatku VAT, albo (ii) właściwą stawkę podatku VAT. Mam zawartą umowę najmu lokalu mieszkalnego, gdzie czynsz wynosi 2 000 zł miesięcznie. Dodatkowo, zgodnie z umową, obciążam najemcę kosztami zużycia wody oraz energii elektrycznej, zgodnie ze wskazaniem liczników. W danym miesiącu wysokość opłat wyniosła:

  • 100 zł energia elektryczna,
  • 80 zł woda i ścieki.

Zgodnie z “testem odrębności”, opłaty za energię elektryczną oraz wodę i ścieki są odrębnymi świadczeniami (rozliczamy je wg liczników, a najemca ma wpływ na wysokość ich zużycia). W związku z tym, usługa najmu lokalu będzie podlegała zwolnieniu od podatku VAT. W konsekwencji, cała kwota którą otrzymamy (tj. 2000 zł) to nasz przychód. Refaktura mediów (nie podlega zwolnieniu od podatku VAT) będzie podlegała opodatkowaniu wg właściwej stawki VAT (tj. 23 % i 8 %).

W takim wypadku, kwota którą obciążymy najemcę musi być powiększona o podatek VAT (tj. np. 100 PLN + 23 % = 123 PLN za energię elenktyczną) lub jeżeli jest to kwota brutto (tj. zawiera w sobie VAT), liczymy ile jest w tym podatku (100 zł brutto = 81,31 zł + 18,69 zł VAT). 

Czy wszystkie opłaty od najemców trzeba opodatkować VAT?

Ta kwestia znowu nie jest jednoznacznie wynikająca z przepisów. Tak naprawdę, jeżeli chcemy przekonać się czy dana opłata jest elementem usługi najmu lokalu na cele mieszkalne (a więc podlega zwolnieniu od VAT) czy też odrębnym świadczeniem (podlega VAT) musimy każdorazowo przejść “test odrębności”.

Jeżeli “test odrębności” przebiegnie pozytywnie, to w takim wypadku obciążenie najemców za media musisz traktować jako odrębne świadczenie, opodatkowane wg właściwej stawki VAT.

To co najczęściej podlega VAT?

Przechodząc “test odrębności” możemy dokonać klasyfikacji jak traktować różne opłaty dla celów VAT, tj.

  • opłaty za telewizję kablową – mamy odrębną umowę z dostawcą i refakturyjemy  na najemcę, w takim wypadku odrębne świadczenie opodatkowane VAT,
  • dostęp do Internetu – mamy odrębną umowę z dostawcą i refakturyjemy na najemcę, w takim wypadku odrębne świadczenie opodatkowane VAT,
  • energia elektryczna – mamy odrębną umowę z dostawcą, najemca ma wpływ na wysokość zużycia i refakturyjemy na najemcę, w takim wypadku odrębne świadczenie opodatkowane VAT,
  • gaz – rozliczenie licznikowe, najemca ma wpływ na wysokość zużycia, refakurujemy na najemcę, w takim wypadku odrębne świadczenie opodatkowane VAT,
  • wodę (ciepła /zimna) – rozliczenie licznikowe, najemca ma wpływ na wysokość zużycia, refakurujemy na najemcę, odrębne świadczenie, opodatkowane VAT
  • koszty ogrzewania – rozliczenie licznikowe lub powierzchniowe – rozliczenie kluczem powierzchniowym lub wg liczników, w takim wypadku odrębne świadczenie opodatkowane VAT
  • opłaty za śmieci – brak wpływu na wybór dostawcy, brak wpływu na wysokość “zużycia”, stanowi element kalkulacyjny kwoty czynszu najmu,
  • inne opłaty zawarte w czynszu (np. ochrona, utrzymanie wind, itd.).

Media w ryczałcie

Stosowanym na rynku rozwiązaniem jest ustalanie z najemcami zryczałtowanej opłaty za media (np. 150 zł), która ma pokrywać “w pakiecie” całość miesięcznego zużycia najemcy.

Najemca, choć ma wpływ na wysokość zużycia mediów, to jednak nie przekłada się to w żaden sposób na wysokość “rachunku” za media.

W takim wypadku “test odrębności” najmu i mediów wskaże nam, że jest to świadczenie złożone (tj. najem lokalu mieszkalnego oraz zryczałtowana opłata stanowią jedno świadczenie). W tym przypadku ryczałt za media stanowi nic więcej jak element kalkulacyjny ceny najmu.

Ten model liczenia opłat jest popularny np. przy najmie krótkoterminowym (nabywcy nie interesuje ile płaci za media, tylko łącznie za dobę w apartamencie).

Dzięki temu, nie musimy się martwić czy prawidłowo dokonujemy rozliczenia podatku VAT. W przypadku najmu lokalu na cele mieszkalne, zryczałtowana opłata za media również będzie podlegała zwolnieniu od podatku VAT jak element usługi najmu.

Potwierdza to Trybunał

“W drugiej kolejności, jeżeli nieruchomość oddawana w najem obiektywnie, na płaszczyźnie ekonomicznej, wydaje się stanowić jedną całość z towarzyszącymi temu najmowi świadczeniami, te ostatnie można uważać za jedno świadczenie wraz z najmem. Może tak być w szczególności w wypadku najmu lokali biurowych pod klucz, gotowych do użytku wraz z dostawą mediów i określonymi innymi świadczeniami, oraz krótkoterminowego najmu nieruchomości, na przykład na wakacje lub ze względów zawodowych, który jest udostępniany z tymi świadczeniami bez możliwości ich rozdzielenia.” – wyrok Trybunału Sprawiedliwości UE z dnia 16.04.2015 r., sygn. C‑42/14.

A na koniec dodam od siebie – zajmujesz się księgowością? To niestety lektura orzecznictwa oraz interpretacji organów podatkowych (zwłaszcza w kontekście VAT) obowiązuje Cię bezwarunkowo. Taka branża, czy tego chcesz, czy nie.

Dodaj komentarz